Outlook klasör gönderme işlemi, bir kullanıcısının e-posta ile bir klasörü başka bir kullanıcıya göndermesi ya da paylaşması işlemidir. Bu işlem sayesinde işbirliği yapabilir ya da bilgi paylaşımına gidebilirsiniz. Ekip çalışması açısından son derece kullanışlıdır. Klasör gönderme işlemlerinde kullanıcıların belirli bir klasörün başka kullanıcılarla paylaşılması mümkün hale gelir. Bu şekilde paylaşılan klasör diğer kullanıcı tarafından açılarak içerisindeki tüm bilgiler kolayca görüntülenebilir.
Klasör gönderme işlemleri Outlook’un paylaşma ve işbirliği özellikleri içerisinde yer alıyor. Gönderen kullanıcılar paylaşmak istedikleri klasörleri seçerler. Aynı zamanda paylaşım ayarlarını belirleyerek alıcıya davet gönderirler. Daveti alan kullanıcı da paylaşılan klasörü Outlook’u kullanarak açabilir ve içerisindeki bilgileri rahatlıkla görüntüleyebilir. Bu işlem ile hassas bilgileri güvenli bir şekilde paylaşma imkanı bulunabilir.
Outlook’ta Klasör Gönderirken Nelere Dikkat Edilir?
Outlook üzerinden klasör gönderirken ya da paylaşırken dikkat etmenizi gerektiren durumlar bulunuyor. Klasör gönderimi yaparken özellikle şu detaylara dikkat etmelisiniz:
- Klasör göndermek istenilen kişilere hangi izinleri vereceğinizi önceden belirlemeniz gerekir. Yalnızca okuma ve düzenleme ya da yönetim yetkisi gibi alanları ayarlayabilirsiniz. İzinleri doğru şekilde belirlemek gizlilik ve güvenlik açısından büyük önem taşır.
- Klasör gönderirken ya da paylaşırken mutlaka kapsam belirlemeniz gerekir. İçeriği belirleyin ancak karşı tarafın içeriğin ne kadarını görebileceğini de belirlemelisiniz. Tüm klasörler değil yalnızca belirli bir alt klasör ve içerik paylaşabilirsiniz.
- Klasörü paylaşacağınız kişilere e-posta davetiyesi göndermeniz gerekiyor. Davet sırasında mutlaka neden paylaşım yaptığınızı ve kadar süre geçerli olduğunu belirtmeniz gerekiyor.
- Doğru e-postaları kullanmaya özen göstermelisiniz.
- İletişim kanallarını doğru belirlemeniz gerekir. Hangi e-postaları kullandıkları, klasörü nasıl açacakları gibi konular son derece önemlidir.
- Klasör gönderimi sırasında güvenlik önemlidir. Bu süreçte hassas ya da özel bilgiler var ise gerekli şifreleme işlemlerini yapmanız gerekiyor.
Paylaşım süresini belirleyerek karşı tarafa bilgi vermelisiniz. Belirli bir süre sonunda paylaşım sonlandırılmak istenebilir. Bu durumdan karşı tarafı haberdar etmeye dikkat etmelisiniz.
Klasör Gönderme İşlemi Outlook’ta Nasıl Yapılır?
Klasör gönderme işlemi yapabilmek için belirli işlem adımlarını takip etmelisiniz. En önemli işlem adımları ise şunlardır:
- Outlook’u açarak klasör paylaşılmak istenilen hesabı açmalısınız.
- Klasörü paylaşmak istediğiniz klasör listesinden seçmelisiniz.
- Üst menü kısmından Paylaş kısmına tıklayın.
- Açılan menüden klasör paylaş kısmını seçin.
- Daha sonra açılan iletişim kutusundan paylaşım ayarlarını yapın.
- Kişiler ekle kısmına gelerek klasörü paylaşmak istenilen kişileri seçmelisiniz.
- Buradan kişilerin e-posta adreslerini seçin.
- Daha sonra izinler kısmına girerek dosyayı kimlerin göreceğine karar verin. yönetim yetkilerini seçmeniz gerekir.
Son olarak da iletiye izinler ekle kısmından paylaşım davetine özel mesaj ya da talimatlar ekleyebilirsiniz. Paylaşım daveti gönderildiğinde karşı taraf bu daveti alır. Daha sonra ise dosya üzerinde aldıkları üzün kadar işlem yapmaya başlayabilirler.
Outlook’ta Klasör Gönderme ve İzinlerin Yönetimi
Outlook üzerinden klasör gönderme ve izinlerin yönetimi son derece detaylı bir süreçtir. Bu izinleri yöneterek gönderilen klasörler için güvenli alan oluşturabilirsiniz. Klasörler için sistem tarafından belirli izin seviyeleri uygulanır. Kişilere verebileceğiniz izinler şunlardır:
-
Sadece Metni Okuma İzni
Klasörü gönderirken karşı tarafın sadece okuyacağı şekilde işlem yapabilirsiniz. Bu kişiler metin ya da klasör üzerinde hiçbir şekilde işlem yapamazlar.
-
Metni Düzenleme İzni
Kişilere düzenleme izni verirseniz paylaşılan değişiklik yapabilirsiniz. Yeni öğeler eklemeniz ya da mevcut öğeleri silebilirler.
-
Metni Yönetim İzni
Kişiler paylaşılan klasörde tam olarak kontrol sahibi olabilir ya da izinleri yönetebilirler. Hatta bu izin ile birlikte izinleri yönetebilme şansı da bulabilirler. Bu izinleri mutlaka dosyaları gönderirken kapsama göre belirlemeniz gerekiyor.
Outlook Klasörü Ekip Üyeleri ile Nasıl Paylaşırım?
Outlook özellikle kurumsal şirketlerde ve firmalarda işleri hızlandırmak için klasör paylaşma imkanı sunuyor. Outlook açarak paylaşılmak istenilen klasörleri seçin. Paylaş sekmesine tıklayarak klasörü paylaş işlemini yapabilirsiniz. Kişiler ekle kısmından da kimlere paylaşacağınızı belirleyebilirsiniz. Outlook klasörü ekip üyeleri ile kolayca paylaşabilirsiniz. Ortak olarak çalışacağınız bir klasörü grup üyelerine göndermeniz halinde belirli izinler dahilinde ekibinizdeki kişiler dosyaları daha kolay şekilde görebilme şansı bulabilirler. Ancak bu süreçte klasör izinlerini en iyi şekilde yönetmeniz gerekiyor. Aksi halde yetkisi olmayan kişiler klasörlerde hatalı düzenlemeler gerçekleştirebilir.
Outlook Klasör Gönderme Nasıl Yapılır? makalemizin sonuna geldik. Outlook hakkında daha fazla makale için Outlook Toplantı Daveti Kabul Etme Nasıl Yapılır? yazımızı ziyaret edebilirsiniz.
İçindekiler