Outlook Gelen Mailleri Klasöre Yönlendirme Nasıl Yapılır?

Outlook gelen mailleri klasöre yönlendirme özelliği sayesinde mail kutusunda daha düzenli bir işleyiş sağlamak mümkün olur. Yönlendirilen mailler hangi kaynaktan gönderiliyorsa, bu işlem sonucunda aynı kaynaktan gelen mailler ilgili klasöre otomatik olarak düşer. Bu sayede mail yöneticileri gereksiz mailleri kolayca kontrol edebileceği gibi, kaynağı önemli olan maileri de kolay ve rahat bir şekilde saklayabilir.

İş dünyasının en fazla kullanılan uygulamalarından birisi olan Outlook’ta kullanım kolaylığı sağlayan özelliklerden birisi gelen mailleri otomatik olarak klasörlere yönlendirebilmektir. Bu özellik sayesinde özellikle büyük şirketler mailleri kontrol sırasında büyük bir kolaylık avantajına sahip olur.

Gelen e-posta trafiğinin kolay bir şekilde yönetilmesini sağlayan klasöre yönlendirme özelliği sayesinde her gelen mail kısa süre içerisinde ilgili klasöre aktarılmış olur. Böylece yoğun mail alımı sırasında özellikle yöneticiler zamandan tasarruf sağlar. Mail yönlendirme özelliği sayesinde bütün mailler herhangi bir uğraşa gerek kalmadan istenilen klasörde birikir. Bu durum geriye dönük maillerin aranması ve taranması gibi konularda da yöneticilere kolaylık sağlar. Herhangi bir mailin aranacağı durumda sadece klasöre girmek yeterli olur. Özellikle belirli bir düzenin yer aldığı firmalarda sistemsel şekilde ilerleyebilmek için mail yönlendirmesi en önemli konulardan bir tanesidir.

Outlook’ta Mail Yönlendirme Nasıl Yapılır?

Outlook’ta mail yönlendirme işlemi için birkaç farklı alternatif bulunur. İstediğiniz herhangi bir yöntemi kullanarak kalıcı şekilde belirli maillerin istediğiniz klasöre yönlendirilmesini sağlayabilirsiniz. Outlook kullanıcılarının mail yönlendirmek için tercih edebilecekleri en kolay mail yönlendirme kural sihirbazını kullanmaktır. Bu sayede istediğiniz mailin istediğiniz klasöre iletilmesini sağlayabilirsiniz. Outlook üzerinde kural sihirbazını kullanarak oluşturabileceğiniz 3 farklı kural seçeneği bulunur. Bunlar;

• Düzenli Kal Kuralı: Bu kural ile gelen iletiler filtrelenebilir. Bu sayede dosyalama ve izleme gibi konularda kolaylık sağlanır.
• Güncelliği Koruma Kuralı: Bu kural ile belirli bir ölçüte sahip olan herhangi bir mail geldiğinde bildirim ile haberiniz olur.
• Özel Kurallar: Özel kurallar herhangi bir şablona gerek kalmadan oluşturulan kuralları içerir.

Kuralları düzenleme ölçütü sınırsızdır. Bir kural dahilinde maile sınırsız özellik kazandırılabilir. Oluşturulan her bir yeni özellik için ayarlanabilecek belli başlı seçenekler bulunur. Kural sihirbazını kullanarak yeni bir kural oluşturmak ve neler yapabileceğinizi öğrenmek için aşağıdaki adımları takip edebilirsiniz.;

• Adım 1:

  • Kurallar ve uyarıların yer aldığı iletişim kutusunu açabilmek için Dosya sekmesine tıklayın.

  • “Kurallar ve Uyarıları Yönet” seçimini yapın.

  • Açılan ekrandan E-Posta Kuralları sekmesini tıklayın.

  • Ardından “Yeni Kural” butonuna tıklayın.

  • Ekrana gelen kural şablonlarından herhangi birisini tercih edin.

  • Boş bir kural üzerinden oluşum yapabilmek için “Aldığım İletilerde Kuralı Uygula” kutucuğunu işaretleyin.

  • “Tamam” diyerek işleminizi kaydedin.

• Adım 2:

  • Kural sihirbazının ikinci sayfasında ek seçenekler yer alır. Herhangi bir ek koşul seçmek isterseniz bu adımda tercih yapabilirsiniz.

  • “Koşullar Kutusunu Seç” alanına tıklayın. Bu alanda önceki alanda seçmiş olduğunuz koşulların tanımlaması bulunur. Onay kutuları yardımı ile farklı koşullar tanımlayabilirsiniz.

  • “Kural Açıklamasını Düzenle” kutucuğuna gelin. Burada yeni eklenen herhangi bir altı çizili koşulu bularak “Tamam” deyin ve ilerleyin.

• Adım 3:

Kural Sihirbazı’nın 3.ncü sayfasında iletide yer alacak ek eylemlere dair denetlemeler yer alır. Örnek olarak iletileri izleyebilmek için bayrak eklemeniz ya da iletiyi yüksek öneme sahip olarak işaretleyebilirsiniz. Bunun için;

• • “Koşulları Seçme Kutusu” yazan bölüme ilerleyin.

  • Açılan ekranda yer alan denetleme seçeneklerini gözden geçirin ve istediğiniz denetleme seçeneğine onay verin.

  • “Kural Açıklamasını Düzenle” alanına gelin.

  • Yeni eklenen herhangi bir altı çizili eyleme gelin ve “Tamam” butonu ile seçiminizi yapın.

• Adım 4:

Kural Sihirbazı’nın dördüncü sayfasında kurallara özel durum ekleme seçenekleri yer alır. Örnek olarak daha önceden önemli olarak kaydettiğiniz maile bu özelliğin eklenip eklenmediğini bu ekranda denetleyebilirsiniz. Bunun için;

• • “Koşulları Seçme Kutusu” alanına gelin.

  • Ekranda yer alan onay kutularını işaretleyin ve özel durumları seçin.

  • “Kural Açıklamasını Düzenle” kutusuna gelin. Burada yeni eklediğiniz herhangi bir iletiyi seçin ve özel durumları seçin.

  • “İleri” adımlarını takip ederek işleme devam edin.

• Adım 5:

Kural Sihirbazı’nın beşinci sayfası son ayarlamaların olduğu sayfadır. Burada kuralınız için yeni bir isim tanımlaması yapabilirsiniz. Bu ekranda;

• • Kuralı eğer daha önce gelen mailler için kullanmak isterseniz “Bu Kuralı Gelen Kutusu İçinde Bulunan İletilerde Şimdi Çalıştır” seçeneğini aktif hale getirin.

  • Ayarlar sayfasında genelde varsayılan ayar geçerlidir ve otomatik olarak “Bu Kuralı Etkinleştir” seçeneği seçilidir. Bu kuralın anlık olarak çalışmasını istemiyorsanız bu kutudaki onayı kaldırabilirsiniz.

  • Kaydederek işleminizi sonlandırmanız yeterlidir.

Outlook’ta Kuralları Kullanarak Gelen E-Postaları Klasöre Yönlendirme

Outlook gelen mailleri klasöre yönlendirme konusunda tercih edilebilecek bir alternatif yeni kural oluşturmaktır. Program içerisinde yeni bir yönlendirme programı oluşturarak, bu andan sonraki bütün maillerin istenilen klasöre yönlendirilmesi mümkün olabilir.

Outlook gelen mailleri klasöre yönlendirme için kural oluşturmak istiyorsanız aşağıdaki adımları takip edebilirsiniz;

• Gelen kutunuzda daha önceden gelmiş olan herhangi bir mailin üzerine gelin.
• Fare yardımı ile sağ tıklayın.
• Açılan küçük menüden “Kurallar” seçimi yapın.
• Açılan yeni ekranda otomatik olarak bu kaynaktan gelen mailin hangi klasöre aktarılacağı görünür. Bu ekranda en altta yer alan “Kural Oluştur” satırını tıklayın.
• Açılan küçük kutuda üst kısımda yer alan üç küçük kutucuğu da işaretleyin. Tercihlerinize göre istediğiniz kadar kutucuğu da işaretleyebilirsiniz.
• Kutucukta yer alan “Aşağıdakileri Yap” bölümünde maili hangi klasöre gönderebileceğinize dair seçenekler yer alır. Kural ile iletinin klasöre taşınmasını isterseniz burada yer alan “Öğeyi bu klasöre taşı” seçeneğini aktif hale getirin.
• Sağ kısımda yer alan “Klasör Seç” satırına tıklayın.
• Burada karşınıza küçük bir menü ekranı açılacak. Açılan ekranda mailinizde bulunan klasörler listelenir. Bu alıcından gelecek olan maillerin yönlendirilmesini istediğiniz klasörü tercih edin.
• Seçiminizi tamamladıktan sonra “Tamam” diyerek kuralınızı kaydedin.

Adımları eksiksiz şekilde tamamladıktan sonra artık bu kaynaktan gelen mailler, direkt olarak belirlediğiniz klasöre düşecektir. Mailin otomatik olarak seçtiğiniz klasöre gelmesini istemiyorsanız kuralı iptal etmeniz yeterli olacaktır. Bir diğer koşulda eğer mailleri yönlendirdiğiniz klasörü kalıcı olarak silerseniz, bir sonraki gelen mail bütün maillerin geldiği gelen kutusuna iletilecektir.

Outlook Gelen Mailleri Klasöre Yönlendirme Nasıl Yapılır? makalemizin sonuna geldik. Outlook hakkında daha fazla makale için Outlook giriş sayfamızı ziyaret edebilirsiniz.