Outlook gelen kutusu arşivleme işlemi Outlook içerisinde büyük ölçüde düzen sağlamanıza yardımcı olur. Outlook uygulaması geniş kullanım alanı ile kullanıcılarını memnun eder. Kendinize ait olan Outlook hesabınıza oldukça büyük bir alana sahip olursunuz ve bu alanı hem düzenli hem de planlı kullanabilmek için belirli zamanlarda mailleri arşivleme seçeneklerini tercih edebilirsiniz. Arşivleme özelliği, mail gelen kutunuzda ekstra yer açılmasını sağlar. Outlook gelen kutusu arşivleme işlemini dilerseniz her mailde yapabilir ya da otomatik arşivleme seçenekleri ile bu işlemin sistem tarafından otomatik yapılmasını sağlayabilirsiniz.
Outlook’ta Mail Arşivleme Mümkün Mü?
Outlook kullanıcıları için sunulan en güzel özelliklerden birisi maillerin arşivlenebilme özelliğidir. Outlook mail arşivleme mümkün mü sorusuna yanıt arayanlar evet şeklinde cevap bulabilir. Size gönderilen mail içeriğine ve özelliğine göre bütün mailleri istediğiniz zaman arşivleyebilirsiniz.
Arşive aktardığınız mailler istediğiniz zaman tekrar görüntülenebilir. Arşivde bulunan bütün maillerdeki ekleri açabilir ve bilgisayarınıza indirebilirsiniz. Bununla birlikte Arşiv klasörü içerisinde yer alan mailleri silerek klasörü boşaltmanız da mümkün olur.
Outlook içerisinde bulunan diğer bütün mail klasörleri gibi Arşiv klasörü de varsayılanlar arasında yer alır. Bu klasör üzerinde herhangi bir düzenleme yapma ya da yeriniz değiştirme gibi işlemlerin yapılası mümkün olmaz. Ancak kullanıcılar Arşiv içerisine attıkları bütün mailleri yönetme ve düzenleme hakkına sahiptir.
Arşiv özelliği kullandığınız Outlook hesabınızda ekstra alan açamazsınız. Sadece sistemin size verdiği alan içerisinde yer boşaltabilirsiniz. Eğer Outlook uygulamasını daha fazla kapasite ile kullanmak isterseniz bu durumda Outlook Arşiv özelliğini çevrimiçi olarak kullanmayı tercih edebilir ve daha fazla maili hesabınızda tutabilirsiniz.
Outlook’ta Gelen Kutusu Arşivleme Yolları
Outlook’ta mail arşivleme işlemini yapabilmek için birden fazla yöntem bulunur. Her iki seçenekten birisini tercih ederek istediğiniz mail içeriğinin Arşiv klasörüne aktarılmasını sağlayabilirsiniz. Outlook gelen kutusu arşivleme için tercih edebileceğiniz yöntemler şu şekildedir;
- “Arşivle” Düğmesi Yardımıyla Gelen Mailleri Arşivleme
- Klavyeyi Kullanarak Gelen Mailleri Arşivleme
Arşivle Düğmesi Yardımıyla Gelen Mailleri Arşivleme
“Outlook” uygulamasında mail arşivlemenin en kolay yollarından birisi “Arşivle” butonunu kullanarak mail içeriklerini arşivlemektir. Bunun için mail içeriğini görüntüledikten sonra ekranın sağ üst kısmında yer alan Arşivle butonunu tercih edebilirsiniz. Daha sonra Arşiv klasöründe yer alan Arama alanına mail başlığını yazarak aynı mail doyasına tekrar ulaşabilirsiniz. Arşivlediğiniz bütün klasörler hem cep telefonunuzdan hem de tabletinizden tekrar görüntülenebilir. Arşivle düğmesi ile maillerinizi arşivleyebilmek için aşağıdaki adımları takip etmeniz yeterlidir;
- Gelen kutunuzda yer alan ve arşivlemek istediğiniz mail içeriklerini seçin.
- Üst menüde yer alan “Sil” grubuna tıklayın.
- Açılan küçük kutucuktan “Arşivle” seçimini yapın.
Dilediğiniz zaman Arşiv klasöründe yer alan mailleri tekrar gelen kutunuza yönlendirebilirsiniz
Klavye Kullanarak Gelen Mailleri Arşivleme
Outlook hesabınızda bulunan bir veya birden fazla maili basit bir tuş ile kolayca Arşiv klasörüne aktarabilirsiniz. Klavye aracılığı ile maillerinizi yönetebilmek ve Arşiv klasörüne aktarabilmek için istediğiniz mail içeriğini seçtikten sonra klavyede bulunan Geri tuşuna basmanız yeterlidir. Bu aşamada geri tuşu ile “Delete” tuşunu birbirinden ayırt etmeniz önemlidir. Şayet “Delete” tuşuna basarsanız seçtiğiniz mail silinecek ve çöp kutusuna aktarılacaktır.
Outlook Gelen Kutusu Arşivleme Nasıl Yapılır?
Outlook gelen kutusu arşivleme işlemini her Outlook kullanıcısı yapabilir. Arşivleme işi sürekli olarak gerekli olduğunda kullanıcılar bu işi otomatik olarak da yapabilir. Yapılacak basit bir ayar sonrasında Outlook maillerinizin sistem tarafından arşivlenmesi mümkün olur. Mail trafiğinizi düzenlemenizi sağlayacak arşivleme işini otomatik olarak yapabilmek için aşağıdaki adımları takip edebilirsiniz;
- Outlook uygulamasını açın.
- Hesabınıza eriştikten sonra menü sekmesine gelin ve “Arşivle” seçimini yapın.
- Açıla küçük liste menüden “Temizle” butonunu tıklayın.
- Açılan sekmeden “ Eski Öğeleri Temizleyin” satırını tıklayın.
- Açılan küçük Arşiv menüsüne göz atın ve “Bu Klasörü ve Tüm Alt Klasörleri Arşivle” seçimini yapın.
- Bu adımdan sonra Outlook içerisinde bulunan klasör dizini açılacaktır. Arşivlemek istediğiniz klasörü tercih edin.
- Ardından ekrandan “Bu Tarihten Öncekileri Arşivle” seçimini yapın.
- İlerleyen adımda seçenekler arasında bulunan “Otomatik Arşivleme seçiminin yapılmış olduğu öğeleri içer” satırını işaretleyin.
- “Tamam” butonuna basarak yaptığınız bütün işlemin kaydedilmesini sağlayın.
Bu adımlar sonrasında seçmiş olduğunuz klasöre düşen bütün mailler otomatik olarak arşivlenecektir. Ayarları düzenlediğiniz esnada isterseniz birden fazla klasör tercih edebilir ve aynı anda çoklu olarak klasör arşivleme işlemini yapabilirsiniz. Böylece mail hesabınızda bulunan Gelen Kutusu klasörünü her daim düzenli tutabilir ve Arşiv klasörü sayesinde belirlediğiniz maillerin düzenli şekilde listelenmesini sağlayabilirsiniz.
Outlook gelen kutusu arşivleme işlemini otomatik olarak kullanmak istemediğinizde iptal etmek için;
- Outlook uygulamasını açın.
- Dosya menüsünü açın.
- Açılan küçük liste menüden “Seçenekler” satırını tıklayın.
- Ardından açılan kutu içerisinden “Gelişmiş” butonuna tıklayarak ayarlar sayfasında ilerleyin.
- Otomatik Arşivleme satırının bulunduğu yerde yer alan “Otomatik Arşiv Ayarları” alanına girin.
- “Otomatik Arşiv’i Her X Günde Bir Çalıştır” satırında bulunan tik işaretini kaldırın.
Ayarlarınızı kaydettikten sonra Outlook gelen kutusu arşivleme işlemi otomatik olarak gerçekleşmeyecektir. Bu adımdan sonra gelen kutunuzu yönetmek için gelen bütün mailleri elle arşivleme yapmanız gerekir.
Outlook Gelen Kutusu Arşivleme Yapılır Mı? makalemizin sonuna geldik. Outlook hakkında daha fazla makale için Outlook Toplantı Daveti Kabul Etme Nasıl Yapılır? yazımızı ziyaret edebilirsiniz.
İçindekiler